Nebenjob als Virtuelle Sekretärin

Im gut ausgestatteten Homeoffice von Zuhause aus Geld zu verdienen, geht auf viele verschiedene Arten. Als Sekretärin für einen oder mehrere Auftraggeber tätig zu werden, ist eine davon.

Das Internet und die moderne Kommunikation machen es möglich, dabei unabhängig von einem fest vorgegebenen Ort zu bleiben. Eine virtuelle Sekretärin kann praktisch jede Aufgabe aus dem Berufsbild der versierten Bürokraft erfüllen.

Warum ist der Job einer virtuellen Sekretärin so lukrativ?

Jobs als virtuelle Sekretärin/Assistentin finden: my-vpa.com, fernarbeit.net

Um als Sekretärin für eine Firma oder einen einzelnen Auftraggeber tätig zu werden, muss man nicht im Büro dieser Firma oder der Person sitzen, für die man arbeitet. Viele Selbstständige üben ihre Tätigkeiten von unterwegs aus. Freie Konstrukteure, Handelsvertreter, sogar Anwälte oder Journalisten sind heute nicht mehr unbedingt an einen festen Ort gebunden.

Eine Bürokraft, die Telefonate und Termine managt und auch sonst alles macht, was man von einer guten Sekretärin erwartet, brauchen sie dennoch. Teuer wird es, sie in ein extra dafür hergerichtetes Büro zu setzen.

Eine virtuelle Sekretärin erleichtert die Sache. Sie sitzt und arbeitet in ihrem eigenen Homeoffice. Von dort aus kommuniziert sie über die elektronischen Medien – und zwar ausschließlich. Die meisten virtuellen Kräfte für die Büroarbeit sind Frauen. Doch auch Männer entdecken diese Art Geld zu verdienen zunehmend für sich. Eine Ausbildung als Fachkraft für Bürokommunikation, klassisch auch Sekretärinnen-Ausbildung genannt, muss eine virtuelle Sekretärin nicht haben.

Allerdings muss sie mit sämtlichen Medien und elektronischen Hilfsmitteln umgehen können und alle Aufgaben, die eine virtuelle Sekretärin erledigen sollte, auch wirklich erledigen können. Und zwar zur vollen Zufriedenheit der Firma oder des Einzelunternehmers, für den sie arbeitet.

Alternative: Meinungsumfragen beantworten und Geld verdienen

Bezahlte Online-Umfragen sind Befragungen zu unterschiedlichen Themen, bei denen die Meinung oder die Vorlieben der Teilnehmer abgefragt werden. Da die Beantwortung der Fragen Zeit kostet, wird im Gegenzug vom ausführenden Unternehmen eine Vergütung angeboten. Damit soll der zeitliche Aufwand der Teilnehmer für die Beantwortung der Fragen entschädigt werden.

Die Aufgaben einer virtuellen Sekretärin

Im Einzelnen hängen die Aufgaben einer virtuellen Sekretärin natürlich von dem jeweiligen Auftraggeber ab. Ein selbstständiger Bauleiter oder Architekt, der unterschiedliche Baustellen betreut, erwartet von seiner virtuellen Sekretärin etwas anderes, als ein Journalist oder ein Rechtsanwalt. Deshalb variieren hier die Schwerpunkte und einzelnen Aufgabenfelder stark. Allerdings gibt es typische Tätigkeiten, die jede virtuelle Sekretärin erfüllen muss.

Kundenbetreuung

Die Annahme von Telefonaten in Heimarbeit ist zum Beispiel eine grundsätzliche Aufgabe. Bei diesen Anrufen muss sie schon wichtige Fragen beantworten können, die eventuelle Kunden des Auftraggebers haben könnten. Sie muss Termine vereinbaren und den Chef an solche erinnern. Dazu kommt das Beantworten von E-Mails sowie die Organisation und Erledigung aller wichtigen Korrespondenzen des Auftraggebers.

Organisation

Eine virtuelle Sekretärin schreibt Rechnungen und bestellt Material für das eigene und das Büro des Auftraggebers. Außerdem recherchiert sie gezielt im Internet, um Dossiers und Unterlagen zusammenstellen zu können, die etwas mit den Themen und Aufgaben der Firma zu tun haben. Ist ihr Auftraggeber oft unterwegs, bereitet sie selbstverständlich auch die Dienstreisen in allen Einzelheiten vor. Dafür bucht sie Zugreisen oder Flüge sowie Hotels und checkt die Termine vor Ort noch einmal ab.

Buchhaltung

Die zuletzt genannten Aufgaben reichen bereits in das Themenfeld einer virtuellen Assistentin. Beide Bereiche überlagern sich an vielen Stellen, wobei die Tätigkeiten einer virtuellen Assistenten noch ein wenig weiter gefasst sind. Sie überwacht zum Beispiel auch die Rechnungseingänge, kümmert sich bei Bedarf um das Mahnwesen und führt auch Aufgaben der Buchhaltung aus.

Eine gute virtuelle Sekretärin, die ihre Arbeit hervorragend ausübt und sich damit auch für weitere Aufgaben empfiehlt, kann in die Aufgabenbereiche einer virtuellen Assistentin hineinwachsen. Viele Auftraggeber wünschen sich das sogar, weil sie damit zwei wichtige organisatorische Bereiche mit einer zuverlässigen Kraft abdecken können.

Persönliche Voraussetzungen einer Sekretärin

Als zuverlässige Kraft gelten virtuelle Sekretärinnen, die auch notwendige persönliche Voraussetzungen mitbringen. Loyalität gehört dazu und absolute Verschwiegenheit. Wie jede andere Sekretärin erfährt auch eine virtuelle Sekretärin Dinge, die vertraulich sind. Diese muss sie für sich behalten können. Viele virtuelle Sekretärinnen arbeiten heute für zwei oder sogar mehrere Auftraggeber. Wenn es sich dabei um Mandanten handelt, die sogar im Wettbewerb zueinander stehen, sind Neutralität und Verschwiegenheit unabdingbare Eigenschaften.

Das sind die Auftraggeber

Zu den Auftraggebern einer virtuellen Sekretärin zählen in erster Linie Firmen und Selbstständige. Viele dieser Unternehmen oder auch Einzelunternehmen wollen keine feste Sekretärin einstellen. Ein Unternehmen in der Gründungsphase etwa, ein so genanntes Start Up, muss mit seinem Budget auskommen. Andere Unternehmen wiederum brauchen eine virtuelle Sekretärin für bestimmte Aufgabenbereiche.

Oder die Dienstleistung wird nur für ein paar Stunden oder für Spitzenzeiten benötigt, sodass eine feste Kraft zu viel Leerlauf hätte. Andere Auftraggeber sind viel unterwegs, agieren nicht von festen Standpunkten oder Büros aus oder arbeiten selbst aus einem Homeoffice heraus. Übernimmt die virtuelle Sekretärin Aufgaben zu bestimmten Spitzenzeiten, muss sie flexibel sein. Im eigenen Büro zuhause ist es dabei wesentlich einfacher, Leerlaufzeiten auszufüllen.

Der Verdienst einer virtuellen Sekretärin

Der Stundenlohn für eine virtuelle Sekretärin ist nicht einheitlich vorgegeben. In der Regel beträgt der Stundensatz ab 10 bis 15 Euro aufwärts. Ausschlaggebend ist natürlich die Art und Fülle der Auftrage und das besondere Verhältnis der Zusammenarbeit zwischen virtueller Sekretärin und Auftraggeber.

Eine Mitarbeiterin, die die gesamte Bürokommunikation managt, verdient wesentlich besser als eine Kraft, die stundenweise Telefonate entgegennimmt. Das Geheimnis eines guten Verdienstes für eine virtuelle Sekretärin liegt darin, einen oder mehrere gute Auftraggeber zu finden und für diese einen vertrauensvollen Job zu machen.