Leben

Einblick in meine Routinen, Prozesse und Tools im Arbeitsalltag

Sebastian Kühn
von Sebastian Kühn
7 min
26.03.2023 00:00:00

Einblick in meine Routinen, Prozesse & Tools im Arbeitsalltag

In diesem Beitrag möchte ich dir einmal ganz tiefe Einblicke in meinen Alltag geben. Ich möchte dir zeigen, wie ich mich organisiere, welche Tools mir dabei helfen und was ich an einem ganz normalen Tag so alles mache. Das mache ich nicht aus Selbstliebe, sondern weil ich hoffe, dass dir der Artikel an der ein oder anderen Stelle weiterhilft. Bevor ich die Vorhänge aufziehe, möchte ich noch zwei Dinge klarstellen. Erstens, ich bin relativ frei von Verpflichtungen. Ich habe weder eine Familie, noch pflegebedürftige Angehörige, die meine Aufmerksamkeit benötigen. Das mag für dich anders sein. Es gibt einfach Verpflichtungen, von denen man sich nicht so einfach lossagen kann und auch nicht sollte. Zweitens, ich verbringe mindestens 70% des Jahres an einem festen Ort. Ich habe meine feste Homebase in Shanghai, wodurch ich den größten Teil der Zeit auch einen Arbeitsalltag habe. In den Zeiten, in denen ich unterwegs bin, kann ich zwar mein Business aufrecht erhalten aber nicht wirklich vorantreiben. Auch das mag für dich anders sein, weshalb du keine voreiligen Vergleiche ziehen solltest.

Mein perfekter Arbeitsalltag

Vor einigen Monaten habe ich in einem Gastartikel auf 101 Places schon einmal ausführlich über meinen Alltag in Shanghai geschrieben. Daran hat sich im letzten Jahr auch nicht sehr viel geändert, was ich als ein Zeichen von gefestigten Routinen sehe, die mich sehr produktiv werden lassen. Ich versuche morgens um 6 Uhr aufzustehen, was mindestens jeden zweiten Tag funktioniert. Das mache ich gerne, da ich am Morgen, wenn der Rest der Welt noch schläft, am produktivsten bin. Während der ersten zwei Stunden des Tages schreibe ich in der Regel an Beiträgen für meinen Blog oder sonstigem Content. Ich schaue zwar nach dem Aufstehen kurz in den Posteingang, reagiere jedoch nur auf wirklich wichtige E-Mails, was selten vorkommt. Gegen 8 Uhr frühstücke ich eine Kleinigkeit mit meiner Freundin, die dann das Haus verlässt und zur Arbeit geht. Für mich beginnt dann der „echte“ Arbeitstag. Ungefähr zwischen 8.30 und 12 Uhr erledige ich alles, was auf meiner To-Do Liste Priorität hat. Dazu gehören Dinge wie:
  • Abarbeiten aller E-Mails
  • Beantworten von Leserkommentaren im Blog
  • Updates auf My Wireless Life checken
  • Erstellung und Pflege von Affiliate Seiten
  • Verwaltung von Kundenaufträgen für meine Übersetzungsagentur
  • Buchhaltung, Überweisungen u.ä.
Bis zum Mittag habe ich diese To-Dos in der Regel erledigt und bin dann mit meinem Arbeitstag eigentlich fertig. Wenn ich jetzt Freunde treffe, mich bei schönem Wetter in den Park setze oder am Nachmittag einfach weniger produktiv bin, dann habe ich kein schlechtes Gewissen mehr. Da ich tendenziell aber eher ein Workaholic bin und mir die meisten meiner Projekte unglaublich viel Freude bereiten, geht es aber nach einer kurzen Mittagspause meist weiter. An den Nachmittagen versuche ich mir immer Freiräume für die Weiterentwicklung von neuen Projekten zu schaffen. All das, was meine kreative Energie benötigt. Diese Projekte ändern sich natürlich mit der Zeit. Momentan ist dies die Planung meines Buches, das im Juli erscheinen soll, die ständige Weiterentwicklung von My Wireless Life, die Arbeit an einem Online-Shop und einem Podcast. Aufgrund der Zeitverschiebung habe ich auch die meisten (Online-)Termine am Nachmittag. Das sind Interviews, Mastermind Gruppen oder Gespräche mit Teammitgliedern. So gut es geht versuche ich, diese Termine auf 2-3 Tage pro Woche zu legen, um mir möglichst viele Nachmittage komplett frei zu halten. Am späten Nachmittag gehe ich dann entweder ins Fitnessstudio, zum Fußballtraining oder zum Joggen im Park. Das ist auch die Zeit, in der ich viele Podcasts höre und wunderbar abschalten kann. Für mich ist es unglaublich wertvoll, mir die Zeit zu nehmen, um die Geschehnisse des Tages zu reflektieren, etwas Abstand zur Arbeit zu bekommen und den Gedanken einfach freien Lauf zu lassen. Am Abend gehen wir dann auswärts essen, kochen zu Hause oder treffen uns mit Freunden. Ich versuche es möglichst zu vermeiden, nach 19 Uhr nochmal den Laptop aufzuklappen, was in der Regel auch gut funktioniert. Die Zeit nutze ich zum Entspannen, lese viel und genieße das Zusammensein mit meiner Freundin. Übrigens beschränke ich auch am Wochenende die Arbeitszeit auf ein Minimum. Dadurch das meine Freundin einem normalen Angestelltenverhältnis nachgeht, richte ich mich nach diesen Strukturen und bin auch ganz glücklich darüber. Ansonsten würde ich vor lauter Arbeit wohl die Freizeit zu sehr vernachlässigen.

Mein „Wartungsmodus“ auf Reisen

Natürlich sieht der Arbeitsalltag nicht immer so aus. Viel zu oft gibt es Unterbrechungen, die mich in meinem Fluß stören. Das ist auf Reisen natürlich noch viel stärker der Fall. Wenn jemand behauptet, dass er oder sie von unterwegs aus ein Online Business aufgebaut hat, dann ist es entweder Quatsch oder die absolute Ausnahme. Als digitale Nomaden sind wir zwar oft unterwegs, brauchen aber eine gute Internetverbindung, einen Platz zum Arbeiten und gewisse Routinen, um etwas zu schaffen. Diese Dinge an einem neuen Ort zu finden, dauert immer etwas Zeit. Außerdem sorgen die vielen neuen Eindrücke dafür, dass unser Mindset nicht im Arbeitsmodus, sondern im Erkundungsmodus ist. Wenn ich gemeinsam mit meiner Freundin reise, dann checke ich früh morgens meine E-Mails und arbeite die wichtigsten Aufgaben ab. Das dauert nicht länger als eine Stunde und dann ist Urlaubsmodus. Je nach Location und Reisegeschwindigkeit nehme ich mir zwischendurch nochmal den Laptop zur Hand, um zu schreiben. Aufgrund der vielen Eindrücke merke ich bei mir, wie die Kreativität beim Reisen steigt. Alles außer dem Schreiben lasse ich jedoch links liegen und kümmere mich darum, wenn wir wieder in Shanghai sind. Dann gibt es natürlich auch die Reisen, an denen ich länger an einem Ort bleibe. Hier versuche ich mir komplette Arbeitstage in guter Athmosphäre zu schaffen. Allerdings arbeite ich auch hier eher an Projekten, die nicht zum Arbeitsalltag gehören. Alle anderen wichtigen Aufgaben habe ich entweder vorgplant oder sie können warten. [caption id="attachment_2409" align="aligncenter" width="798"] Arbeiten auf Reisen Produktives Arbeiten auf Reisen bleibt eher die Ausnahme[/caption]

Orte, an denen ich am liebsten arbeite

In meinen Kopf verbinde ich Orte mit ganz bestimmten Tätigkeiten. Mein Unterbewusstsein weiß bereits, welche Aufgaben ich früh morgens an meinem eigenen Schreibtisch, welche am Vormittag im Coworking Space und welche im Starbucks erledigt werden müssen. Durch diese Assoziationen ist es leicht, in den richtigen Modus zu kommen. Ich liebe es früh morgens an meinem Schreibtisch zu sitzen und in aller Ruhe zu schreiben. Den ganzen Tag könnte ich das ganz sicher nicht, weshalb ich tagsüber entweder in einen Coworking Space oder ein Café gehe. Die Energie in einem Coworking Space versetzt mich in die richtige Arbeitsstimmung. Hier bin ich produktiv und schaffe wirklich etwas. Wenn es dann um die Entwicklung neuer Projekte und das Schreiben geht, dann setze ich mich lieber mit dem Headset auf den Ohren in ein Café und genieße das bunte Treiben um mich herum. Die Verknüpfung eines Arbeitsumfeldes mit bestimmten Tätigkeiten ist für mich unglaublich wichtig. Je nachdem, ob ich kreative Arbeiten ausführe, E-Mails beantworte oder eher lästige Aufgaben erledigen muss, kann mich das Arbeitsumfeld wahnsinnig produktiv werden lassen oder auch nicht.

Prozesse, mit denen ich viel Zeit spare

Neben der Verknüpfung von Arbeitsumfeld und Tätigkeit ist der Schlüssel zu einem produktiven Arbeitsalltag für mich die Zuordnung von Aufgaben zu bestimmten Zeitabschnitten während des Tages (Stichwort: Batch Processing). Bevor ich früh morgens mit der Arbeit beginne, weiß ich anhand meiner To-Do Liste ganz genau, welche Dinge heute erledigt werden müssen. Für diese Aufgaben blocke ich mir dann ganz bewusst die benötigte Zeit und mache währenddessen nichts anderes - kein Social Media, keine News, kein Smartphone und keine Hausarbeit. Oft lassen sich Tätigkeiten bündeln und dann schneller abarbeiten. Dazu gehört beispielsweise, dass ich nicht immer jeden Blogkommentar und nicht jede Facebook Nachricht sofort beantworte, sondern in einem Schwung, meist einmal täglich. Genauso mache ich dies mit Facebook und Twitter Updates für meine Seite. Einmal im Monat nehme ich mir zwei Stunden, um zeitlose Posts vorauszuplanen, die dann natürlich noch sporadisch durch zeitsensible Posts ergänzt werden. Für Twitter gibt es dafür ein cooles Plugin, das sich Revive Old Posts nennt. Ich habe bereits erwähnt, dass ich Blogartikel am liebsten früh morgens schreibe. In der Regel schreibe ich nicht einen Post zu Ende, sondern arbeite an mehreren Artikeln gleichzeitig. So kann ich diese nach und nach finalisieren, bis sie dann fertig sind zur Veröffentlichung. Zur Organisation aller Texte verwende ich das Schreibprogramm Ulysses. An dem umfangreichen Location-Guide für digitale Nomaden habe ich beispielsweise knapp 2 Monate immer mal wieder gearbeitet. Nicht am Stück, sondern immer wenn mich die Muse gepackt hat und die Zeit dafür da war. Auch viele andere Sachen wie Buchhaltung, die Planung von Wireless Talks oder das Schreiben von Rechnungen mache ich nicht immer sofort, sondern einmal wöchentlich oder monatlich. Mir hilft es ungemein, nicht ständig zwischen einzelnen Aufgaben hin und her zu springen, sondern fokussiert ein paar Stunden an einem Thema zu arbeiten.

Tools, die ich täglich nutze

Tools, die ich täglich nutze Was wären wir bloß ohne die kleinen Helfer, die unsere Arbeit am Laptop um so vieles einfacher machen können? Sicher gibt es eine ganze Menge Apps und Programme, die eher ablenken, als das sie tatsächlich helfen. Wenn die passenden Tools richtig eingesetzt werden, können sie uns aber wahnsinnig stark unterstützen. Von den vielen Tools, die ich für meine Arbeit nutze, will ich dir mal die vorstellen, die ich wirklich jeden Tag verwende. Ohne diese kleinen Programme wäre ich in der Tat ganz schön aufgeschmissen.
  • Todoist: die To-Do Liste meiner Wahl
  • Google Docs: klasse zum Teilen von Tabellen und Dokumenten
  • Text Expander: Zeit sparen, indem Textbausteine durch Tastenkürzel eingefügt werden
  • Rescue Time: Aufzeichnung meiner Aktivitäten am Computer und im Internet
  • Buffer: Zeitliche Planung von Tweets und Facebook Updates
  • Feedly: Organisation meiner Blogliste, die ich täglich lese
  • Ulysses: das minimalistische Schreibwerkzeug für Blogposts und ganze Bücher
  • Evernote: mein virtuelles Gedächtnis, in dem ich interessante Webinhalte ablege
  • Fotor: neben Mailchimp nutze ich das Tool zur Bearbeitung von Bildern
  • Affinity Designer: eine gute, kostengünstige Alterntaive zu Photoshop
  • Dropbox: zum File-Sharing und zur Ablage von Dokumenten
  • Backblaze: mein Backup Service, der automatisch alle meine Daten in der Cloud speichert
Als Kalendar und Mail-Programm habe ich übrigens einige Alternativen ausprobiert, bin dann aber doch immer wieder bei den nativen Apps von Mac gelandet. Wichtig ist mir bei all den Tools vor allem, dass sie das gewünschte Resultat erzielen und weniger, ob sie gerade angesagt sind oder eine tolle Benutzeroberfläche haben. Wie du siehst habe auch ich keine magischen Kräfte, sondern setze einfach nur einen Fuß vor den anderen. Wenn du gerade damit beginnst, dich selbständig zu machen oder online ein Nebeneinkommen aufzubauen, dann lasse dich nicht entmutigen. Es hat bei mir ein paar Jahre gedauert, bis ich Routinen für einen produktiven Arbeitsalltag entwickelt habe. Je länger und je intensiver du etwas machst, desto besser wirst du darin. Was du brauchst ist Ausdauer, Lernbereitschaft und eine große Portion Motivation auf dem Weg zu deinem gewünschten Lifestyle.

Hast du noch einen guten Tipp für einen produktiven Arbeitsalltag? Lasse es uns wissen!
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