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Virtuelle Geschäftsadresse für dein (Online) Business mieten

Sebastian Kühn
von Sebastian Kühn
5 min
08.12.2023 00:00:00

Virtuelle Geschäftsadresse für dein (Online) Business mieten

Mehrfach musste ich in den letzten Jahren mit diesem Thema auseinandersetzen. Zuerst als mir gesagt wurde, dass ich mein Gewerbe in Deutschland nicht ohne polizeiliche Meldeadresse weiterführen kann (was sich als falsch herausstellte). Dann später wieder, als ich ein Unternehmen in Hong Kong gegründet habe, ohne dort aber gemeldet zu sein. Business Center, Coworking Spaces oder Dienstleister für Büroservices richten auf Wunsch einen "Briefkasten" mit dem Namen deines Unternehmens ein. Damit bekommst du eine vollwertige Geschäftsadresse ohne den Zusatz "c/o" oder eine Postfachnummer. So ein Büroservice bietet aber nicht nur die Geschäftsadresse, sondern gibt oft die Option für einen Telefonservice, Postweiterleitung oder Konferenzräume. Egal aus welchen Motiven du eine Geschäftsadresse mieten willst, findest du hier hoffentlich die Antworten.

WARUM eigentlich eine Geschäftsadresse mieten?

Eine Geschäftsadresse wird aus zweierlei Motivation heraus gemietet. Zum einen, aus Prestigegründen und um Vertrauen bei Kunden oder Geldgebern zu erwecken. Eine Geschäftsadresse in der Berliner Friedrichsstrasse oder der Mönckebergstrasse in Hamburg klingt ganz einfach seriöser als ein Postfach oder der Dorfweg in Muckelhausen. Zum anderen kann die Anmietung einer Geschäftsadresse rein praktische Gründe haben. Ganz einfach, weil es durch den Gesetzgeber (Impressum, Gewerbeamt, Handelsregister, ...) gefordert und zum Betrieb eines deutschen Unternehmens unerlässlich ist. Interessant wird die virtuelle Geschäftsadresse vor allem dann, wenn du mit der privaten Adresse nicht an die Öffentlichkeit treten willst oder ganz einfach keinen Wohnsitz mehr in Deutschland hast. Wenn du ein Gewerbe in Deutschland führst bzw. anmelden willst, dann brauchst du eine inländische Geschäftsadresse für die Gewerbeanmeldung, die Steuererklärung, das Impressum deiner Website, zur Angabe auf Rechnungen, für das Geschäftskonto und vieles mehr. Ohne deutsche Geschäftsadresse kann kein deutsches Unternehmen geführt werden.

Welche Anforderungen gibt es an eine deutsche Geschäftsadresse?

Um eine Frage auf diese Antwort zu finden, führt kein Weg an verschiedenen Gesetzen vorbei. Je nach Einsatzzweck der Geschäftsadresse finden sich in Gewerberecht, Telemediengesetz, Steuergesetz, Handelsgesetz oder Abgabenordnung verschiedene Formulierungen. Impressum: Im §5 TMG (Telemediengesetz) werden die allgemeinen Informationspflichten für das Impressum einer Website geregelt. Darin heißt es, dass " Namen und die Anschrift, unter der sie niedergelassen sind" angegeben werden müssen. Außerdem müssen " Angaben, die eine schnelle elektronische Kontaktaufnahme und unmittelbare Kommunikation mit ihnen ermöglichen" gemacht werden. Es wird im Impressum also eine ladungsfähige Anschrift benötigt. Handelsregister: Auch im Handelsregister muss nach § 29 HGB und § 106 HGB eine ladungsfähige Anschrift angegeben werden. Sichergestellt werden soll damit, dass Klagen, Vorladungen oder andere Amtspost zugestellt und tatsächlich geöffnet wird. In weiteren Gesetzestexten ist von der "Geschäftsadresse" oder dem "Ort, an dem das Unternehmen ansässig ist" die Rede. Es läuft am Ende immer darauf hinaus, dass es sich um eine ladungsfähige Anschrift handeln muss.
Unter einer ladungsfähigen Anschrift verstehen wir einen Wohnsitz oder, bei Unternehmern, eine Geschäftsanschrift nach Land, Ort, Postleitzahl und Straße, also eine Postanschrift, unter der eine Rechtspartei tatsächlich anzutreffen ist.
Dazu eine interessante Aussage eines Anwalts auf die Frage einer Freiberuflerin, ob eine virtuelle Adresse denn ladungsfähig sei. "Ein tatsächliches Büro muß nicht vorhanden sein, es reicht ein virtuelles Büro, solange dort jemand ist, der von Ihnen eine Zustellungsbevollmächtigung hat." Weiterhin heißt es dort, dass es nur wichtig sei, umgehend über eingegangene Post informiert zu werden und diese abholen zu können. Ob man dann jeden Tag in der Bürogemeinschaft vor Ort ist oder nicht, spielt keine Rolle, solange die Post von jemandem mit einer Zustellvollmacht quittiert werden kann. Wir können also festhalten: die rechtsfähige Geschäftsadresse ist mehr als eine Korrespondenzadressen für Geschäftsunterlagen. Es ist eine Anschrift, unter der wir oder ein Zustellungsbevollmächtiger unsere Post entgegennehmen kann. Übrigens kann die Geschäftsadresse in Deutschland auch kein Postfach sein, da dieses keine ladungsfähige Anschrift darstellt. Selbst für die Angabe im Impressum einer Website ist das Postfach nicht ausreichend.

Wofür kann ich eine virtuelle Geschäftsadresse einsetzen?

Rechtsdomizil, Domiziladresse, Virtuelles Büro - im Grunde sind das alles nur andere Begriffe für die Geschäftsadresse, die von einem Büroservice zur Verfügung gestellt wird, um dort sein Unternehmen anzumelden. Diese Adresse kann sich beispielsweise in einem Business Center oder einem Coworking Space befinden. Das gemietete Firmendomizil kann auf Korrespondenzen, Visitenkarten oder Webseiten als Geschäftsadresse angegeben werden. Auch bei der Gewerbeanmeldung, der steuerlichen Anmeldung und Handelsregistereintragungen kann das Firmendomizil theoretisch als Geschäftsanschrift genutzt werden. Ob diese dann vom Amt in der jeweiligen Gemeinde anerkannt wird, bleibt offen. Auf meine Nachfrage bei mehreren Anbietern, ob diese Geschäftsadressen zur Gewerbeanmeldung auch ohne eigenen melderechtlichen Wohnsitz in Deutschland genutzt werden kann, erhielt ich unterschiedliche Antworten: "Ja, die Geschäftsadresse können Sie zur Gewerbeanmeldung nutzen. Erfahrungsgemäß müssten Sie nur dem deutschen Finanzamt später erklären, wie Sie die Geschäfte in Deutschland tätigen, wenn Sie sich im Ausland befinden." Bei einem weiteren Anbieter hieß es allerdings: "Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass wir zwecks Nutzung unserer Adresse zur Gewerbeanmeldung als Mindestvoraussetzung, die von Ihnen bereits erwähnt melderechtliche Adresse in Deutschland erfüllt haben möchten." Mein persönliches Fazit daraus (ohne Erfahrungswerte damit zu haben) ist, dass die virtuelle Geschäftsadresse grundsätzlich für amtliche Angelegenheiten verwendet werden kann. Ob diese dann von einzelnen Ämtern akzeptiert wird bzw. eine Buchung der Geschäftsadresse ohne melderechtlichen Wohnsitz in Deutschland möglich ist, kommt dann wohl ganz auf das Amt und den jeweiligen Büroservice an. Klarer war die Aussage auf die Nachfrage, ob die gemietete Geschäftsadresse problemlos für andere Einsatzzwecke genutzt werden kann. Ja, Sie können dieses Adresse im Impressum auf Ihrer Website angeben. Wenn Sie den Mietvertrag mit uns abschließen, dann ist das Ihre offizielle Geschäftsadresse und diese können Sie bei Behörden, Banken, Internet usw. angeben.

Welche Anbieter für virtuelle Geschäftsadressen gibt es?

Ich möchte hier ganz klar betonen, dass ich bisher keinen deutschen Büroservice selbst ausprobiert habe. Selbst nutze ich ein Virtual Office in Hong Kong, das als Grundvoraussetzung für meine Limited als Geschäftsadresse und professionelles Sekretariat dient. Bei meiner Recherche nach deutschen Büroservices, bei denen du eine Geschäftsadresse mieten kannst, bin ich auf seriöse und weniger seriös scheinende Angebote gestoßen. Suche bei Google einfach mal nach "Geschäftsadresse mieten" und du wirst sehen, was ich meine. Die seriös erscheinenden Anbieter habe ich angeschrieben und um ein paar Auskünfte gebeten. In der folgenden Liste siehst du Büroservices, die einen guten Eindruck gemacht haben:
  • ebuero in 11 Standorten: Firmendomizil mit Rezeption und nutzbarem Arbeitsplatz für 199 Euro/Monat
  • CGN-Office in Köln: Geschäftsadresse mit Postweiterleitung und Postlagerung für 69,95 Euro/Monat (private Domizilanschrift für 19,95 Euro/Monat plus 59 Euro Servicegebühr)
  • Coworking Space GarageBilk in Düsseldorf: Geschäftsadresse ab 49 Euro/Monat (Postweiterleitung für zusätzliche 25 Euro/Monat)
  • Office Club in Berlin: Geschäftsadresse für 79 Euro/Monat plus 49 Euro einmalige Einrichtung (Postscanservice ab 29 Euro/Monat)
  • Adress-Schutz by Postflex: ladungsfähige Anschrift für das Impressum von Bloggern, Autoren und Freiberuflern mit Weiterleitung von Briefsendungen (5 Euro/Monat + einmalig 5 Euro Einrichtung)
Neben der Bereitstellung von virtuellen Geschäftsadressen bieten diese Büroservices natürlich noch weit mehr. Gegen Aufpreis nehmen sie Anrufe im Namen deines Unternehmens entgegen, scannen Post ein oder organisieren Meetingräume. Übrigens können bei einigen der genannten Anbieter auch private Domiziladressen gemietet werden. Diese sind ebenso ladungsfähig und können für verschiedenste Zwecke genutzt werden. Die melderechtliche Anschrift wird durch die private Domiziladresse natürlich nicht ersetzt. Hast du bereits gute oder schlechte Erfahrungen mit einem der Anbieter gemacht? Wie machst du das mit der Geschäftsadresse, wenn du selbst nicht mehr in Deutschland bist? Wie so oft ist die Rechtslage bei diesem Thema nicht ganz klar. Im Internet gibt es zahlreiche widersprüchliche Meinungen und Ämter legen Gesetze teilweise unterschiedlich aus. Genau deshalb würde ich mich riesig über dein Feedback freuen, um diesen Beitrag ergänzen und ausbauen zu können.
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